Rekisteriseloste

HULLU PORON REKISTERISELOSTE

Laatimispäivä 23.04.2008 (tarkistettu 12.9.2012 ja 13.5.2018)
Tietosuojaseloste on yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja.
Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 §

1 Rekisterinpitäjä
Hullu Poro Oy
Rakkavaarantie 5, 99130 Levi
Y-tunnus: 2458663-2

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Jonna Köngäs
jonna@hulluporo.fi
+358 405463816

3 Rekisterin nimi
Hullu Poro Oy:n sähköisten palveluiden asiakasrekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaiden henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

  • Yleinen rekisterinpitäjän palveluiden ja tavaroiden markkinointi- ja asiakasviestintä.
    Rekisterissä oleville henkilöille voidaan lähettää kohtuullisin väliajoin varaukseen liittyvää viestintää sähköpostitse sekä lähettää tietoa sähköpostitse Hullu Poron ajankohtaisista asioista, tapahtumista, tuotteista tai palveluista.
  • Rekisterinpitäjän verkkosivujen ja sähköisten palveluiden kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
  • Asiakassuhteen perustamista, toteuttamista, hallintaa, laskuttamista, täytäntöönpanoa varten
  • Asiakassuhteen tai vastaavankaltaisen yhteyden edellyttämien asiakasyhteydenpito, varaustietojen rekisteröinti, tiedotus, ylläpito, tilastointi, analysointi ja kehitystoimintaa varten
  • Asiakkaiden ruokailuun liittyvien pöytävarausten tekeminen ja kokoustilojen varaaminen
  • Asiakaspalautetiedot: asiakkaiden tyytyväisyystiedot, kommentit rekisterinpitäjän palveluista ja muut asiakkaan suostumuksella saadut tiedot
  • Keräämme henkilö- ym. tietoja, jotka ovat rekrytoinnissa pakollisia. Keräämiämme tietoja käytetään vain rekrytointitarkoitukseen.
  • Asiakkaiden toiveiden huomioon ottaminen ja asiakaspalvelun kehittäminen sekä tarjonnan kohdistamista

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisterin sisältämä käyttäjäkohtainen tietosisältö voi vaihdella sen mukaan, jotka ovat tarpeellisia ja tarkoituksenmukaisia.

  • Asiakastiedot: etu- ja sukunimi, syntymäaika, asiakasnumero, yhteystiedot (esim. puhelinnumero sekä sähköpostiosoite ja muu sähköinen osoitetieto) yhteydenottoa varten, sukupuoli, kansalaisuus, asiakkaan kanssa yöpyneiden aikuisten ja lasten lukumäärä sekä laskutusyhteystiedot
  • Varaustiedot (esim. tiedot aiemmin tehdyistä varauksista ja tulevista varauksista)
  • Palvelujen käyttöön liittyvät tiedot: esim. palvelujen käyttö-, osto- ja peruutustiedot
  • Asiakkaan toiveisiin ja valintoihin liittyvät tiedot
  • Asiakkaan maksutapa- ja maksukäyttäytymistiedot sekä laskutustiedot
  • Asiakkaan suostumus sähköposti-, tekstiviesti- ja muilla automaattisilla järjestelmillä suoritettavaan suoramarkkinointiin
  • Lainsäädännön mukaiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin kieltotiedot
  • Muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot (esim. tiedot asiakkaan ilmoittamista liikuntarajoituksista, vammoista ja sairauksista, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun toteuttamiseksi)
  • Verkkosivukäynnit ja muut toimenpiteet verkkopalveluissa
  • Viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot sekä palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten selailu- ja hakutiedot.
  • Palveluiden käytöstä havainnoidut tiedot (käyttäytymistiedot) ja rekisteröidyn käyttämään laitteeseen liittyvät tiedot, kuten päätelaite, IP-osoite, käyttöjärjestelmä
  • Yhteydenottolomakkeen kautta lähetetyt viestit arkistoituvat palveluun
  • Sähköisen rekrytointilomakkeen keräämät tiedot hakijan suostumuksella

6 Säännönmukaiset tietolähteet

  • Rekisterissä oleva henkilö on jättänyt yhteystietonsa lomakkeilla osoitteessa www.hulluporo.fi. Tiedot tallentuvat automaattisesti rekisteriin asiakkaan käyttäessä palvelua.
  • Rekisterinpitäjä rekisteröi käyttäjästä ne tiedot, jotka käyttäjä itse ilmoittaa Hullu Poro Oy:n sähköisiä palveluja käyttäessään.
  • Asiakkaalta itseltään sähköpostitse tai puhelimitse, perustuen olemassa olevaan asiakassuhteeseen
  • Käytössämme on remarketin toiminnot, joilla voidaan seurata asiakkaan toimintoja sivustoillamme.
  • Tämän lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä muun muassa rekisterinpitäjän toimintoihin liittyvistä sosiaalisista medioista, joissa rekisteröityneestä henkilöstä on tietoa saatavilla.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset tai tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille muutoin kun se on tarpeen viestinnän onnistumiseksi ja tällöinkin henkilötietolain edellytykset huomioiden.

Luovutamme tietoja suoramarkkinointitarkoituksiin vain henkilötietolain 19§ mukaisesti. Tietyissä tilanteissa tietojasi saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle. Osa käyttämistämme pilvipalveluista saattaa sijaita EU:n ulkopuolella, esim. kansainvälisten palveluntarjoajien palveluissa, kuten Microsoft Office 365 tai Google.

Tietoja siirrettäessä EU:n ulkopuolelle pyrimme varmistamaan, että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa, siirronsaaja on Privacy Shield -sertifioitu (Yhdysvalloissa sijaitsevat siirronsaajat) taikka siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia mallilausekkeita hyödyntäen.

8 tietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat

Rekisterin sisältämät tiedot poistetaan, kun niiden käyttötarkoitus on päättynyt, ellei kulloinkin voimassa oleva lainsäädäntö määrää toisin.

9 Rekisteröidyn oikeudet

  • Oikeus tarkistaa itseään koskevat rekisterissä olevat tiedot
    Rekisteröidyllä on kerran vuodessa henkilötietolain 26 § mukaisesti oikeus tarkastaa maksutta häntä koskevat Hullu Poro Oy:n rekisterissä olevat tallennetut tiedot. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kohdassa 2. mainittuun osoitteeseen. Henkilön on todistettava henkilöllisyytensä luotettavasti. Hullu Poro Oy toimittaa kirjallisen vastauksensa rekisteröidylle 30 päivän kuluessa siitä, kun rekisteröidyn tarkastuspyyntö on saapunut rekisterinpitäjälle
  • Oikeus korjata, täydentää ja pyytää rekisterinpitäjää poistamaan tiedot
    Rekisterinpitäjä̈ poistaa, oikaisee tai täydentää̈ käsittelyn kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot oma-aloitteisesti tai henkilön pyynnöstä̈.
    Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää kohdassa 2. mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön.
  • Hullu Poro Oy:n rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsiteltäessä noudatetaan Henkilötietolain (523/99) asettamia säännöksiä.
  • Evästeisiin perustuvan viestinnän kieltäminen tapahtuu käyttäjän selaimen asetuksien kautta

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietojen käsittely tapahtuu sähköisesti palveluntarjoajan järjestelmässä. Järjestelmään on pääsy ainoastaan Hullu Poron markkinointi- ja viestintä- tiimin henkilöstöllä sekä niillä henkilöillä, joiden työtehtävät liittyvät oleellisesti viestintään. Heillä on oikeus käsitellä Hullu Poron asiakastietoja ja pääsy järjestelmiin. Heitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana. Hullu Poro Oy:n hulluporo.fi rekisteriin jätettyjä tietoja luovutetaan ainoastaan Hullu Poron sisällä edellä mainittuihin käyttötarkoituksiin. Tietoja ei luovuteta edelleen muille osapuolille tai yhteistyökumppaneille.

Tiedot kerätään palveluiden tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattuja. Tietokantoihin pääseminen on rajattu vain välttämättömille henkilöille. Koneet pidetään vartioituina niin, ettei asiaankuulumattomilla henkilöillä tai tahoilla ole pääsyä rekisteritietoihin. Varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Tietoja ei säilytetä manuaalisessa muodossa.

11 EU-tietosuoja-asetukseen liittyvät tiedot

Olemme tietoisia tulevasta tietosuoja-asetuksesta ja siihen liittyvistä muutoksista. Siirtymisaikaa on 25. toukokuuta 2018 asti ja siihen mennessä pyrimme muuttamaan toimintaamme niin, että vaatimukset täyttyvät. Voit lukea lisää osoitteesta: http://www.tietosuoja.fi/fi/index/euntietosuojauudistus/kysymyksiajavastauksia.html

Mikäli haluat tarkistaa sinusta kerätyt tiedot tai poistaa tiedot kaikista rekistereistämme, olethan yhteydessä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön.

12 Tietosuojaselosteen päivittäminen

Hullu Poro Oy pyrkii jatkuvasti kehittämään sähköisiä palveluitaan ja siksi myös tätä ilmoitusta saatetaan aika ajoin päivittää vastaamaan muuttuvia tilanteita. Hullu Poro Oy pidättää oikeuden muuttaa tätä rekisteriselostetta.